Assistant administratif et logistique polyvalent (H/F)

Description du poste

Espace Cover / Espace Spas est une entreprise spécialisée depuis plus de 25 ans dans la commercialisation, la distribution et l'installation de spas, jacuzzis, spas de nage et abris de piscine. Nous recherchons une personne polyvalente, organisée, autonome et réactive, capable d'assurer la continuité des activités administratives et logistiques de notre entreprise durant un contrat de remplacement. Vos principales missions : 1. Gestion administrative et secrétariat * Accueil téléphonique, traitement des appels entrants et prise de messages. * Gestion quotidienne des e-mails et courriers. * Rédaction et mise en forme de documents administratifs. * Préparation des bons de commande, bons de livraison et factures. * Suivi des règlements clients et relances administratives. * Collecte et classement des tickets, factures et justificatifs pour transmission au cabinet comptable. * Préparation et suivi des règlements fournisseurs selon les procédures internes. * Classement et archivage des dossiers. 2. Organisation logistique et planification * Organisation et mise à jour des plannings de livraison et d'installation. * Coordination avec nos techniciens pour planifier les interventions. * Optimisation des déplacements et regroupement géographique des livraisons. * Communication téléphonique régulière avec les équipes techniques. * Confirmation des rendez-vous auprès des clients. * Suivi des commandes, des transporteurs et des livraisons. * Gestion des modifications de planning et des imprévus. 3. Relation clients et service après-vente * Réponse aux demandes courantes des clients par téléphone et e-mail. * Transmission de notices d'utilisation et documents techniques. * Suivi administratif des dossiers de service après-vente. * Préparation et expédition de petites pièces détachées et accessoires. * Relances auprès des fournisseurs et suivi des commandes. * Transmission des demandes techniques aux collaborateurs concernés. 4. Suivi commercial et organisation interne * Mise à jour des fichiers clients et des bases de données. * Suivi administratif des commandes clients. * Préparation des dossiers nécessaires aux livraisons. * Création et actualisation de tableaux de suivi Excel. * Coordination avec la direction, les commerciaux et les techniciens. Profil recherché Nous recherchons avant tout une personne dynamique et débrouillarde, appréciant les postes polyvalents et sachant gérer plusieurs missions simultanément. Compétences et qualités attendues : * Expérience en secrétariat, assistance administrative ou gestion de PME. * Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et la messagerie électronique. * Excellente expression écrite et orale. * Aisance téléphonique et bon relationnel. * Sens de l'organisation et gestion des priorités. * Autonomie, réactivité et esprit d'initiative. * Capacité à anticiper et résoudre les imprévus. * Rigueur, discrétion et sens des responsabilités. Une expérience en logistique, planification d'interventions ou gestion de SAV serait un véritable atout. La connaissance du secteur des spas et piscines n'est pas indispensable. Nous privilégions avant tout les compétences, la motivation et la capacité d'adaptation. Possibilité de formation avant le recrutement.