Assistant (e) de direction (H/F)

Description du poste :

L'association Via Voltaire, clinique du lien social, conjugal et familial, recrute un(e) assistant(e) de direction, sous statut cadre, directement rattaché(e) au Directeur. Véritable point d'appui de la direction, vous assurez un soutien administratif, organisationnel et transversal, facilitez la circulation de l'information et contribuez au suivi des échéances institutionnelles et administratives de l'association. VOS MISSIONS Assistance de la direction au quotidien - Organiser et suivre l'agenda de la direction - Préparer les rendez-vous, réunions et rencontres institutionnelles, ainsi que les dossiers nécessaires - Organiser les réunions de direction, prendre des notes et rédiger les comptes rendus - Assurer le suivi des décisions prises en réunion - Préparer les courriers, notes et documents institutionnels - Assurer le classement et l'archivage des documents de la direction Coordination administrative transversale - Centraliser et transmettre les informations validées entre la direction, les responsables de pôles et les fonctions supports - Mettre à jour les tableaux de suivi et alerter la direction sur les échéances nécessitant un arbitrage - Participer à la structuration et à l'harmonisation des outils administratifs de l'association Suivi des échéances et des dossiers transversaux - Tenir un calendrier partagé des principales échéances : Conseil d'administration, Assemblées générales, conventions, agréments, appels à projets, subventions, bilans d'activité, rapports aux financeurs, démarches qualité, événements associatifs Relations avec les fonctions supports - Contribuer, en lien avec les fonctions RH et financière, à la préparation de documents et de réunions, au suivi administratif de certaines échéances et au classement des pièces PROFIL RECHERCHÉ - Expériences sur un poste similaire exigées, idéalement en milieu associatif - Maîtrise des outils bureautiques et numériques - Très bonnes capacités rédactionnelles - Rigueur, méthode, anticipation et sens des priorités - Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais - Discrétion, diplomatie et loyauté institutionnelle : le poste implique l'accès à des informations confidentielles - Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (salariés, administrateurs, partenaires) CONDITIONS D'INTERVENTION - Type de contrat : CDI - Statut : Cadre - Lieu : 34000 Montpellier - Temps de travail : temps plein, 35 heures hebdomadaires - Déplacements possibles sur les secteurs d'intervention de Via Voltaire CANDIDATURE Merci d'adresser CV + lettre de motivation à l'attention de M. COULAMA, Directeur. Date limite de dépôt des candidatures : 19 octobre 2026. Nous serons heureux d'échanger avec vous autour de ce projet humain et engagé.

Connaissances et compétences requises :

• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gestion des urgences et des imprévus
• Techniques de communication interne
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Titre professionnel assistant de direction
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Contrôler la conformité des procédures internes
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Définir une stratégie de communication
• Gérer la communication interne et externe
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planifier et organiser des réunions
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Réaliser une veille documentaire
• Rédiger un compte rendu de réunion
• Rédiger un écrit professionnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Relayer de l'information
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utiliser les outils numériques

Qualités professionnelles :

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Salaire :

Mensuel de 2188.0 Euros à 2445.0 Euros