Secrétaire / Hôte d'Accueil (H/F)

Description du poste :

Rejoignez une association engagée au service des personnes en situation de handicap. L'APAJH Seine-Saint-Denis, à travers son établissement EESRHM Maurice Coutrot, accompagne des enfants et adolescents en situation de handicap moteur dans leur parcours éducatif, thérapeutique et social. Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, l'établissement recrute un Secrétaire / Hôte d'Accueil (H/F). Vous rejoignez une équipe engagée au sein d'une association reconnue, portant des valeurs fortes d'inclusion, d'accompagnement et de respect de la personne. Vous occuperez un poste clé au cœur du fonctionnement de l'établissement et participerez activement à la qualité de l'accueil des usagers et de leurs familles. Vos missions: Sous l'autorité du Chef de Pôle Administratif et en lien avec les équipes pluridisciplinaires de l'établissement, vous assurez un rôle central d'accueil, d'information et de coordination. Accueil téléphonique et standard : - Réceptionner, filtrer et orienter les appels entrants. - Assurer la prise et la transmission fiable des messages. - Gérer les situations urgentes ou sensibles selon les procédures internes. Accueil physique : - Accueillir les usagers, familles, visiteurs et partenaires avec professionnalisme et bienveillance. - Identifier les demandes et orienter les personnes vers les interlocuteurs compétents. - Garantir un environnement d'accueil serein, sécurisé et adapté aux publics accompagnés. Gestion administrative : - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant. - Mettre à jour les données administratives. - Participer au classement et à l'archivage dans le respect du RGPD et de la confidentialité. Coordination Transport : - Assurer les échanges avec les sociétés de transport. - Signaler les incidents ou dysfonctionnements et en assurer le suivi. - Mettre à jour les dossiers transport et les informations nécessaires dans le logiciel Médiateam. - Participer à l'organisation logistique des transports des usagers. Gestion via le logiciel Médiateam : - Création et suivi des fiches d'intervention, rendez-vous et événements. - Gestion administrative des sorties scolaires, ordres de mission et visites à domicile. - Suivi des véhicules de service et des feuilles d'émargement. Profil recherché : Formation : - CAP, Bac ou Bac professionnel Accueil / AGORA. - BTS SAM, BTS SP3S ou formation équivalente appréciée. - Une expérience dans le secteur médico-social ou sanitaire constitue un véritable atout. Compétences : - Excellentes qualités d'accueil et de communication. - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office). - Très bonne expression orale et écrite. - Sens de l'organisation et gestion des priorités. - Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément. Qualités personnelles : - Bienveillance et sens du service. - Discrétion et respect du secret professionnel. - Rigueur, fiabilité et réactivité. - Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Connaissances et compétences requises :

• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents

Formation requise :

• Bac+2 ou équivalents - BTS SAM, BTS SP3S
• Bac ou équivalent - CAP, Bac ou Bac pro Accueil/AGORA

Salaire :

Selon Convention collective : CCN 66