Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Description du poste :

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous êtes le premier visage et la première voix du cabinet. Véritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous jouez un rôle central dans la qualité de la relation client auprès de nos copropriétaires, artisans et prestataires. Vous assurez l'accueil, la gestion du flux d'informations et le traitement administratif de premier niveau pour faciliter le quotidien de l'équipe. Missions principales Accueil et service client : - Accueil physique : recevoir les visiteurs, copropriétaires, artisans avec professionnalisme et bienveillance. - Accueil téléphonique : filtrer, qualifier et orienter les appels entrants vers les bons interlocuteurs (gestionnaires, comptables). - Gestion des demandes de 1er niveau : traiter les demandes simples (renseignements généraux, transmission de documents, prises de rendez-vous) Gestion de l'information et secrétariat : - Traitement du courrier et emails : relever, scanner, enregistrer et distribuer le courrier postal ainsi que la boîte mail générique du cabinet - Envois réglementaires : préparer et affranchir les courriers recommandés (convocations d'assemblées générales, procès-verbaux, relances, etc...) - Gestion du matériel et clés : gérer le registre des entrées/sorties de badges, bips et clés transmis aux entreprises ou nouveaux copropriétaires Support administratif au pôle syndic : - Saisie et mise à jour des données : mettre à jour la base de données du logiciel métier (changement d'adresse, nouveaux copropriétaires, coordonnées) - Gestion des ordres de service (OS) : saisir et transmettre les demandes d'interventions d'urgence ou de petits travaux aux prestataires - Archivage et classement : classer les documents physiques et dématérialisés dans les dossiers de copropriété correspondants

Connaissances et compétences requises :

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Excellente maîtrise de l'orthographe

Qualités professionnelles :

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Avoir le sens du service

Salaire :

13ème mois