Secrétaire administrative dans une école (H/F)

Description du poste :

L'École Montessori de l'Artois, école associative située à Duisans, recherche un assistant administratif ou une assistante administrative à temps partiel. Vous assurez la gestion administrative quotidienne de l'école afin de permettre à l'équipe pédagogique de se consacrer pleinement à l'accompagnement des enfants. Missions principales : accueil téléphonique et accueil des familles ; traitement des courriels et des demandes de renseignements ; suivi des inscriptions et organisation des visites de l'école ; constitution, classement, numérisation et archivage des dossiers ; préparation des factures, suivi des règlements et relances, en lien avec le trésorier de l'association ; transmission des documents au cabinet comptable ; gestion des fournitures, des commandes et des stocks ; mise à jour des affichages ; impression des supports de communication ; participation au respect des règles de confidentialité et du RGPD. Organisation et structuration administrative. Profil recherché : Vous êtes organisé, rigoureux, réactif et autonome. Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et appréciez le contact avec les familles et les équipes éducatives. Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et la messagerie électronique. Une expérience en secrétariat, gestion administrative, facturation ou dans le secteur associatif serait appréciée. Discrétion, bienveillance et respect de la confidentialité sont indispensables. Conditions : contrat à temps partiel ; présence répartie du lundi au vendredi, principalement les après-midis; poste en présentiel à Duisans ; prise de poste : 1er septembre 2026 ; rémunération selon les dispositions conventionnelles applicables. Merci d'adresser votre CV accompagné de quelques lignes présentant votre motivation.

Connaissances et compétences requises :

• Assistant de gestion
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Assistant de gestion et d'administration du personnel
• Bureautique et outils collaboratifs
• Gestion des emails
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Rédaction d'écrits professionnels
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Titre professionnel secrétaire assistant
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Gérer les réservations de salles et de matériel
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser l'accueil des visiteurs
• Participer à l'organisation d'événements internes
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Saisir des documents juridiques
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Veiller au respect des échéances administratives

Qualités professionnelles :

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir l'esprit d'équipe

Salaire :

Mensuel de 766.0 Euros sur 12.0 mois