Assistant administratif et commercial / Assistante administrative

Description du poste :

Vous travaillez au sein d'une société spécialisée dans le contrôle réglementaire. Vous avez pour mission la gestion des appels et des demandes clients, la gestion administrative, le suivi commercial de la clientèle ainsi que la facturation des activités et l'établissement des devis. Vous recueillez le besoin du client et prenez en charge sa demande, saisissez les devis et factures, renseignez les logiciels de suivi et récupérez l'ensemble des éléments de facturation et suivez le paiement des prestations. Vous travaillerez sur un double écran et devez avoir une très bonne aisance informatique (Maîtrise des logiciels bureautiques). Une précédente expérience en gestion de planning serait fortement appréciée. De bonnes qualités rédactionnelle et relationnelle sont exigées. Compétences demandées pour le poste: Accueillir une clientèle Assurer un accueil téléphonique Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité Effectuer une relance client Renseigner un client Réaliser des opérations de suivi des paiements Saisir des documents numériques Horaires de travail : Vous travaillez du lundi au vendredi : 08h - 12h et 13h30 - 17h00 et le vendredi jusqu'à 16h00

Connaissances et compétences requises :

• Utilisation de systèmes de gestion de base de données
• Techniques de rédaction commerciale
• Techniques commerciales
• Techniques de communication interpersonnelle
• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents
• Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.)
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients
• Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients
• Analyser les besoins du client
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur
• Maitrise des outils bureautiques

Qualités professionnelles :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve d'autonomie

Salaire :

selon profil et expérience