Secrétaire de direction BTP (H/F)

Description du poste :

Au sein d'une PME active dans le domaine de la plâtrerie-peinture, votre mission sera d'assurer la gestion administrative, les appels d'offres et la facturation de l'entreprise : Gestion administrative des chantiers - Transmettre les pièces demandées par le maître d'ouvrage - Faire les demandes en ligne pour les pièces administratives et les transmettre à la MOA/MOE - Demander des attestations aux fournisseurs (ex. PV de résistance coupe-feu) - Établir des fiches techniques pour la MOA/MOE - Rédiger les pièces administratives de sous-traitance - Relancer les sous-traitants pour les pièces administratives requises, manquantes ou expirée et vérifier régulièrement les dates de validités des celles-ci Gestion des agendas - Planifier des réunions de chantier sur plusieurs semaines selon les plannings pointés par le maître d'ouvrage - Vérifier les comptes rendus des réunions de chantier et re-planifier les éventuels reports des réunions de chantier sur l'agenda - Prévenir le maître d'ouvrage en cas d'absence, congés ou impossibilité d'assister aux réunions - Planifier des déplacements dans l'agenda - Réserver des hôtels / AirBNB Devis et facturation et gestion administrative - Reprendre le détail des marchés sur le logiciel de facturation - Établir des devis et factures clients - Établir les DGD et suivre les dépôts de garantie - Envoyer des devis et factures aux clients ou prospects - Déposer et saisir des situations sur les plateformes en ligne (ex. CHORUS) - Transmettre les factures client et les certificats de paiement à la comptabilité - Sauvegarder régulièrement la base de données du logiciel de facturation - Transmettre les factures fournisseurs et sous-traitants à la comptabilité et à la direction Appels d'offres - Veille d'appels d'offres : rechercher régulièrement les consultations en travaux de plâtrerie - peinture - faux plafonds - isolation, sur les plateformes en ligne - Télécharger les règlements de consultation, les DCE et enregistrer les liens vers les consultations sur la plateforme cible - Lire les questions-réponses et re-télécharger les DCE à chaque mise à jour - Imprimer un rapport hebdomadaire des consultations en cours et le proposer à la direction - Préparer les dossiers (hors chiffrage) des réponses aux appels d'offres - Déposer les dossiers de candidature et d'offre de l'entreprise sur les plateformes Courrier, mails & impressions - Labelliser les emails, les trier et les ranger dans les bons dossiers selon le plan de classement de l'entreprise - Enregistrer les pièces jointes dans les dossiers correspondants dans l'espace de stockage - Imprimer les mails importants et les mettre dans les bannettes des collaborateurs ou le classeur de la direction - Envoyer, réceptionner et gérer le courrier postal de l'entreprise - Ranger les documents papier importants de l'entreprise selon le plan de classement et nettoyer la boîte mail et l'espace de stockage Compétences requises - Bac+2 Gestion PME / PMI ou expérience équivalente confirmée - Un an d'expérience minimum - Maîtrise impérative de Word, Excel et Google Agenda. - Maîtrise impérative de la facturation et de l'établissement de devis - Bonne connaissance du domaine du bâtiment - Maîtrise des appels d'offres : - Veille et recherche d'appels d'offres - Montage de dossiers de candidature - Signature électronique et dépôt de candidatures sur les plateformes en ligne Qualités requises - Capacité de concentration - Sens de l'organisation et gestion des priorités - Autonomie et sens du travail en groupe - Bon relationnel et sens de la diplomatie

Connaissances et compétences requises :

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Salaire :

Horaire de 14.0 Euros sur 12.0 mois