ASSISTANT E ADMINISTRATIVE F ET DE PLANIFICATION (H/F)

Description du poste :

Intitulé du poste : Assistante Administrative et Planification Nature du contrat : CDI Positionnement hiérarchique : Rattachée à la Direction commerciale FINALITÉ DU POSTE : Assurer en priorité la planification opérationnelle des interventions techniques afin de garantir l'optimisation des tournées, la réactivité face aux urgences et la coordination efficace entre les techniciens, les concessionnaires et les clients. Le poste comprend également des missions administratives complémentaires : facturation, recouvrement, assistance commerciale et accueil téléphonique. MISSIONS PRINCIPALES (≈ 60 % minimum du temps de travail) 1. Planification et organisation des interventions Élaborer et organiser les plannings quotidiens et hebdomadaires des techniciens. Optimiser les tournées en tenant compte des zones géographiques, des priorités clients et des contraintes opérationnelles. Arbitrer les urgences en lien avec la Direction. Assurer la coordination avec les concessionnaires et partenaires. Adapter les plannings en temps réel en cas d'imprévus (absences, urgences, retards, contraintes techniques). Informer les clients des créneaux d'intervention et des modifications éventuelles. Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes terrain et le bureau. MISSIONS SECONDAIRES (≈ 40 % du temps de travail) 2. Facturation Établir les factures conformément aux interventions réalisées. Vérifier la conformité des bons d'intervention. Assurer le suivi administratif des dossiers clients. 3. Recouvrement Suivre les règlements clients. Effectuer les relances téléphoniques et écrites. Mettre à jour les tableaux de suivi des encours. 4. Assistance commerciale Soutien administratif aux commerciaux. Préparation et transmission de devis. Mise à jour des bases de données clients. 5. Accueil téléphonique Réception des appels entrants. Orientation des demandes vers les interlocuteurs concernés. Prise de messages et transmission rapide des informations. RESPONSABILITÉS Garantir la fluidité et l'efficacité de l'organisation des interventions. Contribuer à la satisfaction client par une planification rigoureuse et réactive. Assurer la fiabilité des données administratives. Respecter les priorités fixées par la Direction. COMPÉTENCES REQUISES Compétences techniques Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de planification. Capacité d'organisation et de gestion des priorités. Rigueur administrative. Compétences comportementales Réactivité et sang-froid face aux urgences. Sens du service et de la coordination. Capacité à travailler sous pression. Esprit structuré et méthodique. ÉVOLUTION Le poste est actuellement centré sur l'exécution structurée des missions définies. Une évolution pourra être envisagée ultérieurement en fonction des besoins de l'entreprise et des compétences développées.

Connaissances et compétences requises :

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Gérer un planning
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)
• Vérifier les factures et les paiements

Qualités professionnelles :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve d'autonomie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Salaire :

Primes