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INSTITUT DE MANAGEMENT DE PARIS

Stage d'assistant/e de direction H/F

Ivry-sur-Seine, Île-de-France À partir du 09/05/21 Communication 3 mois Selon profil Bac + 2
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Gestion de l’administration

  • Préparer et rédiger les courriers émanant de la direction et les envoyer aux concernés
  • Réceptionner et trier la correspondance pour ne présenter à sa direction que les informations essentielles
  • Organiser l’agenda, réceptionner les appels téléphoniques, trier ensuite l’essentiel à transmettre à son supérieur.

 

Gestion des réunions

  • Déterminer l’ordre du jour, fixer la date, l’heure et la place où elles vont se dérouler
  • Informer les entités concernées internes ou externes
  • Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser
  • Prendre des notes sur tout ce qui se dit dans la réunion
  • Rédiger les comptes-rendus des réunions et faire parvenir les procès-verbaux à qui de droit.

 

Tri et archivage des documents

  • Gérer le fond documentaire
  • Trier chaque document, archiver ce qui doit être conservé.

 

Gestion de la communication interne et externe

  • En interne : gérer la communication auprès des candidats apprenants, prestataires de services
  • En externe, vous êtes l’interface qui représente la direction et l’entreprise.

 

Compétences requises

 

Qualités personnelles

  • Avoir un profond sens des relations humaines
  • Avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite
  • faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation.

 

Compétences techniques

  • Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails
  • Avoir des qualités de rédaction
  • Maîtriser le français écrit et oral.