Retour

Assistant / Assistante de direction (H/F)

  • Martinique
  • CDD
    • Bac ou équivalent
  • Temps plein
Postuler sur Pôle emploi

Publié le 23/05/22

Vos missions principales seront les suivantes :
Gestion administrative professionnelle :
- Réception du courrier et transmission, établissement des comptes rendus de réunions pédagogiques ou administratives
- Surveillance des apprenants (comportement, application du Règlement Intérieur, des consignes de sécurité, des règles de vie collective)
- Rédaction de comptes rendus, préparer les réunions, les rapports fichier de suivi des actions,




- Envoi de correspondances de l'équipe
- Accueil des intervenants « nouveaux arrivants » et lien avec l'Ingénieur informatique et réseau à l'utilisation de nos logiciels
- Pointage des heures des intervenants, des agents de la société de nettoyage
- Collecter et consolider les indicateurs sur l'activité projets formation.
- Réception et qualification des appels téléphoniques
- Filtrage et transmission d'appels aux collaborateurs compétents.
- Mise en place de l'organisation et du classement des dossiers papiers et informatiques ; organisation de l'archivage

- Assurer l'assistanat personnel (gestion des fournisseurs et sous-traitants, dépenses personnelles, les demandes de congés, mutuelle et assurances, ...).
- Gestion de l'agenda pour répondre aux différentes sollicitations en cohérence avec les priorités de notre centre, planifier les RDV
- Organisation d'événements d'équipe (réunions d'informations, salons, portes ouvertes, déjeuners de travail, séminaires, visio-conférences) : réservation et préparation des salles, préparation du matériel audio-visuel, distribution sondages, etc.,
- Prioriser et traiter les e-mails,
- Suivi des fournisseurs (fournitures, cafés, gel, papier) : stocks, commandes, envoi des factures au service comptabilité.
- La démarche d'accueil et d'intégration des nouveaux arrivants (collaborateurs, stagiaires, salariés) : implantation, demande de téléphone, accueil et visite des locaux, fiche d'arrivée
- Réalisation et suivi des demandes d'achat : commande, réception, inventaire du matériel, mise en place d'outils pour suivi, gestion des stocks
- L'organisation des déplacements professionnels : ordre de mission, réservations billets d'avions/train, hôtel, voiture de location, note de frais, etc.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive. Formation assurée par l'employeur en amont de la prise de poste via le dispositif "action de formation préalable au recrutement".

Expérience

1 an

Savoirs et savoir-faire

  • Accueillir une clientèle

  • Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

  • Réaliser la gestion administrative du courrier

  • Filtrer des appels téléphoniques

  • Organiser le planning d'un responsable, collaborateur

  • maîtrise des techniques administratives

  • maîtrise outils bureautiques

  • qualités rédactionnelles

  • être à l'aide avec les outils digitaux

Formation

  • Bac ou équivalent

  • Vous souhaitez vous former pour cette offre ?